Dati e facility management: il ruolo della società di servizi

Un edificio produce dati a ogni ora del giorno. Il CMMS registra ordini di lavoro e tempi di intervento, il BMS (il sistema di gestione dell’edificio) annota temperature e stati degli impianti, i contatori misurano acqua ed energia, i varchi contano le presenze e il ticketing raccoglie le segnalazioni di chi ci lavora. Ogni fonte racconta un pezzo. Messe insieme potrebbero dire al facility manager dove intervenire prima di un guasto e quali spese conviene anticipare, eppure spesso restano in archivi separati, ciascuno con il proprio linguaggio e il proprio responsabile. 

Saper leggere questi dati è ormai una competenza richiesta a chi gestisce edifici e servizi, e si somma a un bagaglio già pesante che comprende impianti, normativa, sicurezza, contratti, rapporti con i fornitori e gestione delle persone. Il bagaglio si allarga. Viene allora da chiedersi quale parte del lavoro sui dati spetti al facility manager e quale possa passare alla società che eroga i servizi, che quei dati produce in buona parte.

Perché i dati degli edifici faticano a diventare decisioni? 

Chi si occupa di gestione delle informazioni parla di dark data, cioè di dati raccolti, conservati e mai analizzati. Negli edifici hanno forme riconoscibili: letture dei contatori che nessuno confronta con l’occupazione degli spazi, sensori installati e mai collegati a un cruscotto, storici di manutenzione aperti soltanto quando nasce una contestazione con il fornitore. Restano lì, inutilizzati. 

La ricerca The Rise of the FM Analyst, pubblicata da IFMA nel 2025 e costruita su 37 interviste a professionisti di sei aree del mondo, indica nella frammentazione dei sistemi uno degli ostacoli principali. Gli intervistati descrivono piattaforme che non si parlano e che rispondono a responsabili diversi: la manutenzione sta nel CMMS del fornitore, l’energia sul portale del distributore, gli spazi in un foglio di calcolo delle risorse umane. Il risultato è prevedibile. Anche una domanda semplice, come il costo di gestione al metro quadro di una sede confrontato con quello di un’altra, richiede estrazioni manuali e riconciliazioni. 

Ci sono poi gli indicatori definiti in modo diverso da un sito all’altro o da un fornitore all’altro. Il tempo di intervento, per esempio, si può calcolare dalla chiamata oppure dall’assegnazione del tecnico. Entrambi legittimi, non confrontabili. E ci sono i dati raccolti senza una domanda precisa, accumulati perché il sistema permette di farlo e restituiti in report lunghi, dove il numero che serve davvero a chi deve decidere si trova con fatica, sempre che si trovi. 

L’intelligenza artificiale promette di mettere ordine in questi archivi. Può farlo, entro certi limiti. Un’analisi pubblicata su Facilities Dive osserva che le organizzazioni con dati strutturati e sistemi aggiornati riescono a portare avanti i progetti di AI, mentre quelle con dati frammentati tendono a fermarsi alla fase pilota, perché un algoritmo difficilmente corregge da solo definizioni incoerenti e archivi incompleti.

Come cambia il ruolo del facility manager? 

IFMA chiama questa figura FM analyst e la descrive come una mentalità, un modo di lavorare, più che come una casella da aggiungere all’organigramma. Matt Tucker, direttore della ricerca dell’associazione, in un’intervista a Buildings la riassume così: la curiosità di capire dove si trovano i dati, come ottenerli e che cosa dicono, unita alla capacità di raccontarlo a chi deve prendere le decisioni. Conta anche il racconto. 

La ricerca elenca sei tratti che definiscono questo profilo:  

• Curiosità 
• Capacità di raccontare i dati 
• Riconoscimento degli schemi ricorrenti 
• Confidenza con i numeri 
• Attitudine a risolvere problemi 
• Dialogo con le altre funzioni aziendali, dalla finanza all’IT alle risorse umane 

Colpiscono anche altri due risultati. Il primo riguarda la formazione, perché chi lavora nel FM impara a gestire i dati soprattutto sul campo e i percorsi dedicati al settore sono pochi. Il secondo riguarda l’organizzazione (ed è forse il più interessante): dove la direzione considera il facility management una leva per il business, i progetti sui dati trovano più facilmente risorse e ascolto. 

Per come la vediamo, il facility manager che emerge da questa ricerca è soprattutto qualcuno che sa porre le domande giuste e tradurre le risposte in scelte comprensibili per la direzione. La parte più tecnica del lavoro (raccolta, integrazione, pulizia e visualizzazione dei dati) richiede strumenti e competenze specifiche, e può essere condivisa con chi eroga i servizi e gestisce ogni giorno i sistemi che quei dati producono. Qui entra in gioco il fornitore. 

Che cosa può fare l’azienda di facility management? 

Ogni intervento, ogni turno e ogni segnalazione passano dai sistemi della società di FM, che per questo è tra i principali produttori di dati di un edificio e può farsi carico di una parte ampia del lavoro, purché il cliente mantenga il controllo sulle domande e sulla verifica dei risultati. Si comincia dagli indicatori. Prima di costruire qualsiasi cruscotto conviene stabilire con il cliente quali decisioni i dati devono sostenere, quali KPI servono allo scopo e con quale metodo vanno calcolati, in modo uniforme su tutti i siti. Farlo all’avvio del contratto evita di scoprire più tardi che due report misurano cose diverse con lo stesso nome. 

Poi servono strumenti condivisi. In Gruppo Frassati il CMMS è condiviso con il cliente, che consulta le attività svolte per ogni ordine di lavoro e ne valuta l’esito con un giudizio di soddisfazione; i dati confluiscono in una piattaforma di reportistica comune, dove KPI e viste di dettaglio vengono costruiti sulle esigenze del singolo cliente. Gli stessi dati permettono di seguire anche i costi della commessa, con il numero di interventi extra e di quelli richiesti con preventivo, le spese straordinarie fuori capitolato, le spese per centro di costo e la capacità di risposta alle emergenze: informazioni che aiutano a decidere, sito per sito, dove concentrare le risorse e dove rivedere il perimetro del servizio. 

Conta anche il calendario. I report mensili, consegnati entro una data concordata, coprono consumi idrici ed energetici, rifiuti, manutenzione, incidenti e near miss e ore lavorate; ogni trimestre si valutano i KPI, e i tavoli di coordinamento periodici si chiudono con un verbale. Al tavolo i numeri vengono discussi insieme, e le decisioni che ne derivano restano scritte. A questi flussi si aggiungono i dati del monitoraggio IoT degli impianti, raccolti in continuo su funzionamento e consumi, che servono alla manutenzione e alla rendicontazione degli obiettivi ambientali. 

Quando i dati arrivano dal fornitore, il cliente deve poterli verificare. È una questione di fiducia. Definizioni condivise, accesso ai dati grezzi e possibilità di esportarli in qualsiasi momento tutelano il cliente e, a nostro avviso, tutelano anche il fornitore, perché un numero che si può controllare regge meglio nelle discussioni di fine anno e nei rinnovi di contratto.

Da dove cominciare? 

Prima di chiedere un nuovo cruscotto, il facility manager può partire da quattro domande: 

• Quali decisioni dovrò prendere nei prossimi dodici mesi (rinnovi contrattuali, riorganizzazione degli spazi, investimenti sugli impianti)? 
• Quali dati mi servono per prenderle, e in quali sistemi si trovano oggi? 
• Quali dati raccolgo senza usarli, e che cosa succederebbe se smettessi di raccoglierli? 
• A chi devo presentare i risultati, e in quale forma li capirebbe meglio? 

Le risposte portano a un elenco breve di indicatori da costruire insieme al fornitore. Si parte in piccolo. Il cruscotto più ricco può arrivare in un secondo momento, quando quei pochi numeri si sono dimostrati affidabili e la direzione ha cominciato a usarli nelle proprie decisioni sui servizi e sugli spazi, e magari a chiederne altri. 

Il modello di facility management integrato di Gruppo Frassati comprende la gestione digitale dei servizi (CMMS, ticketing, workflow e reportistica), l’area Data & Analytics dedicata a KPI, performance e ottimizzazione di consumi e costi e le tecnologie IoT per il monitoraggio degli impianti.

Domande frequenti sui dati nel facility management 

Che cosa sono i dark data nel facility management?  

Sono i dati che un’organizzazione raccoglie e conserva senza analizzarli: letture dei contatori, dati dei sensori, storici di manutenzione e segnalazioni che restano negli archivi e non contribuiscono alle decisioni. 

Il facility manager deve diventare un data analyst?  

Non necessariamente. La ricerca di IFMA descrive l’FM analyst come una mentalità fatta di curiosità, confidenza con i numeri e capacità di raccontarli alla direzione. La parte tecnica del lavoro sui dati può essere condivisa con il fornitore dei servizi. 

Quali KPI conviene monitorare?  

Dipende dalle decisioni che il facility manager deve prendere. Tra gli indicatori possibili ci sono i tempi di intervento, i costi per centro di costo, gli interventi extra e fuori capitolato, i consumi energetici e idrici e la soddisfazione degli utenti. Conta soprattutto che abbiano definizioni condivise e uniformi su tutti i siti. 

Che cosa deve offrire un fornitore di FM sul fronte dei dati?  

Un sistema di gestione condiviso con il cliente, KPI concordati all’avvio del contratto, report periodici con scadenze fisse, accesso ai dati grezzi e momenti di confronto in cui i risultati vengono discussi.