Storia naturale del Facility Management: dalle corporation americane a oggi

Il Facility Management si occupa di tutte le attività che restano fuori dal core business di un’azienda e che servono comunque a far funzionare gli edifici in cui, e grazie ai quali, quell’azienda produce valore. La manutenzione e le pulizie sono i due esempi più immediati e danno già l’idea di quanto sia ampio il campo d’azione; accanto a loro troviamo la cura del verde, la reception, la sicurezza, la logistica interna e molto altro.

Per capire che cosa il Facility Management porti davvero a un’azienda conviene partire da come e perché è nato. È una storia di crisi e di riorganizzazione, in cui il suo contributo si è rivelato a tratti decisivo.

Quando nasce il Facility Management

La disciplina prende forma negli Stati Uniti, a cavallo tra la fine degli anni ’70 e l’inizio degli anni ’80. Il riferimento più citato è la conferenza organizzata nel 1978 da Herman Miller, produttore di arredi per ufficio, da cui nacque il Facility Management Institute di Ann Arbor; nel 1980 un gruppo di professionisti fondò l’associazione che due anni dopo avrebbe preso il nome di IFMA, International Facility Management Association.

L’economia americana di quel periodo è dominata dalle grandi corporation, cresciute quasi senza interruzioni dal dopoguerra in avanti. Hanno superato le crisi petrolifere degli anni ’70 e l’instabilità della Guerra Fredda, e le loro dimensioni (fatturati enormi, strutture complesse, migliaia di dipendenti) convincono molti manager di guidare aziende al riparo da qualsiasi minaccia esterna. La convinzione si rivela fragile. Negli anni ’80 due fenomeni mettono in difficoltà proprio i colossi più grandi, a causa della loro stessa stazza, e li costringono a ripensare in profondità la propria organizzazione.

Concorrenza giapponese e domanda frammentata

Il primo fenomeno è la concorrenza dei prodotti giapponesi, forte soprattutto in campo tecnologico. Il metodo just in time, nato nelle linee produttive Toyota, comincia a diffondersi anche fuori dal settore automobilistico e mette in luce i limiti delle aziende americane quanto a flessibilità ed efficienza dei sistemi produttivi.

Il secondo riguarda i consumatori. Il loro modo di comprare cambia a poco a poco già dagli anni ’60, e negli anni ’80 il cambiamento diventa difficile da gestire per le grandi strutture aziendali. L’entusiasmo per il consumo di massa, che tra gli anni ’50 e i ’70 aveva accolto ogni novità tecnologica, alimentare o domestica, lascia spazio a scelte più attente, sofisticate e personali.

Le corporation, intanto, controllano in prima persona ogni fase della filiera. Questo assetto assicura il presidio dei prezzi e della catena produttiva, però porta con sé una struttura organizzativa ingessata e alla lunga poco efficiente. Anche il rapporto con il mercato si è rovesciato: adesso sono i consumatori, o meglio le loro nicchie, a chiedere alle aziende risposte a bisogni nuovi e specifici.

Massima flessibilità (e occhio alle nicchie)

Davanti a questa doppia pressione le grandi aziende americane si muovono su due fronti. Il primo è quello del marketing, che in quegli anni sposta il baricentro dalla pubblicità allo studio dei diversi gruppi di consumatori, con l’obiettivo di individuare con sempre più precisione le nicchie di mercato a cui rivolgersi.

Il secondo fronte porta alla nascita di ciò che oggi chiamiamo Facility Management. I vertici aziendali si convincono che serva alleggerire i costi di struttura, così da liberare risorse per l’analisi del mercato e per lo sviluppo di prodotti e servizi più centrati. Si diffonde allora la scelta di affidare a un reparto dedicato tutte le attività collaterali al business principale.

Questi reparti interni sono il primo nucleo del Facility Management. L’idea è riunire in un’unica divisione operativa attività fino ad allora sparse tra uffici, sedi e funzioni diverse, una frammentazione che aveva prodotto sprechi e inefficienze evidenti.

Da divisioni interne a spin-off ad aziende autonome

Con il tempo queste divisioni fanno crescere professionalità specifiche: figure che tengono insieme competenze gestionali, tecniche, organizzative e relazionali e che prenderanno il nome di Facility Manager. La specializzazione aumenta, le strutture si fanno più solide e arrivano i primi spin-off, con alcune divisioni di Facility Management che escono dall’azienda madre e diventano imprese a sé.

Il passaggio avviene per gradi, con tempi diversi da un’azienda all’altra. All’inizio queste società restano controllate dalla capogruppo e lavorano soltanto per lei; in seguito aprono i propri servizi anche ad aziende terze. Il Facility Management diventa così un settore autonomo, con un valore aggiunto riconoscibile, e sul mercato compaiono imprese nate fin dal principio per offrire questi servizi.

Il Facility Management in un mercato maturo

Il Facility Management nasce quindi come risposta delle grandi aziende americane a un mercato cambiato, con nuovi concorrenti e consumatori più esigenti. Dopo decenni di evoluzione, oggi le società del settore competono tra loro in modo aperto e lavorano per clienti diversi, senza più un’azienda madre di riferimento.

Lo stesso è accaduto in Italia, dove la disciplina è arrivata dall’estero e ha trovato un terreno già preparato: quello delle cooperative specializzate soprattutto nelle pulizie. Anche da noi il mercato ha raggiunto la maturità, e le imprese più strutturate si organizzano in divisioni operative lungo due assi. Il primo sono gli ambiti di intervento (retail, industria, uffici, hotellerie); il secondo è la tipologia di servizi, che possono essere tecnici e rivolti a edifici e impianti (hard services) oppure dedicati alle persone e al benessere sul lavoro (soft services). Il settore ha anche un riferimento normativo internazionale, la norma ISO 41001 sui sistemi di gestione per il Facility Management, recepita in Italia come UNI EN ISO 41001.

Negli ultimi anni è entrata in gioco la digitalizzazione, con strumenti come i software CAFM e CMMS che oggi aiutano a gestire edifici e servizi in modo più efficiente. Da qui la diffusione dell’espressione Digital Facility Management.

Dal Facility Management al Workplace Making

Oggi il Facility Management è una disciplina strutturata, con ambiti ben definiti. Quello che succede dentro e intorno ai luoghi di lavoro, però, tende a uscire dai suoi confini tradizionali e coinvolge competenze e imprese di settori diversi. Per descrivere questo campo più ampio noi di Gruppo Frassati usiamo l’espressione Workplace Making.

Ne fanno parte aziende B2B che contribuiscono a creare un luogo di lavoro in qualsiasi fase della sua vita: chi si occupa di progettazione e riqualificazione edilizia, energetica e impiantistica, e chi offre i servizi all’edificio e alla persona propri del Facility Management classico. L’obiettivo comune è costruire ambienti di lavoro efficienti, confortevoli per chi li vive ogni giorno e con un impatto ambientale il più possibile contenuto.

Negli anni ’80 il Facility Management è stato la risposta delle aziende a una crisi di mercato. La crisi con cui le imprese fanno i conti oggi ha anche una dimensione ambientale e sociale, e il Workplace Making prova a rispondere a questa: per CEO e manager di questa generazione la sfida consiste nel tenere insieme risultati economici, benessere delle persone e tutela dell’ambiente.

Domande frequenti sul Facility Management

Che cos’è il Facility Management?

È la disciplina che gestisce i servizi di supporto a edifici e luoghi di lavoro, cioè tutto ciò che resta fuori dal core business di un’azienda e che ne permette il funzionamento quotidiano: manutenzione, pulizie, sicurezza, reception, gestione degli spazi ed energia.

Quando e dove è nato il Facility Management?

Negli Stati Uniti, tra la fine degli anni ’70 e l’inizio degli anni ’80. Le tappe di riferimento sono la conferenza promossa da Herman Miller nel 1978 e la fondazione nel 1980 dell’associazione che sarebbe diventata IFMA.

Che differenza c’è tra hard services e soft services?

Gli hard services riguardano la parte tecnica e fisica dell’edificio, come impianti, manutenzione e sicurezza antincendio. I soft services sono rivolti alle persone e alla vivibilità degli spazi: pulizie, reception, ristorazione, cura del verde.

Che cosa fa un Facility Manager?

Coordina i servizi di supporto di un’organizzazione, ne controlla costi e qualità e fa da collegamento tra la direzione, chi lavora negli spazi e i fornitori. Il ruolo richiede competenze tecniche, gestionali e relazionali.

Esiste una norma di riferimento per il Facility Management?

Sì, la UNI EN ISO 41001 definisce i requisiti di un sistema di gestione per il Facility Management ed è una norma certificabile.

Che cos’è il Workplace Making?

È l’espressione con cui Gruppo Frassati descrive un campo più ampio del Facility Management tradizionale, che comprende anche progettazione e riqualificazione degli edifici, con l’obiettivo di creare luoghi di lavoro efficienti, confortevoli e sostenibili.